Chào Anh/ Chị [Tên khách hàng]…. Em là [Tên nhân viên] – Phụ trách Xử Lý Khiếu Nại. Em đã tiếp nhận thông tin phản hồi của anh/chị liên quan đến vấn đề [Tên vấn đề]

Em rất tiếc vì những trải nghiệm không tốt của anh/chị khi sử dụng sản phẩm. Để giải quyết vấn đề hiệu quả nhất nhất, [ Tên Công ty] sẽ xử lý theo quy trình như sau:
• Bước 1: [Tên công ty] sẽ ghi nhận và tìm hiểu hiện trạng trong vòng 24h kể từ thời điểm ghi nhận vấn đề.
• Bước 2: [Tên công ty] sẽ phản hồi lại thông tin và hướng xử lí cho bên mình trong vòng 24h tiếp theo, sau khi đã tìm hiểu xong hiện trạng.

Lưu ý: Tùy theo hiện trạng, vấn đề có thể được giải quyết nhanh hoặc chậm hơn so với mốc thời gian 48h. Nếu có thay đổi, bên em sẽ trao đổi thêm với Quý khách hàng lý do và thời gian cần thêm để xử lý vấn đề.

[Tên Công ty] chân thành cảm ơn các đóng góp và góp ý của anh/chị để giúp [Tên Công ty] có thể nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.

Em cảm ơn Anh/Chị đã chia sẻ với công ty ạ. Em xin ghi nhận lại vấn đề là…., phải không ạ?

Em rất hiểu và chia sẻ với những ảnh hưởng này tới phía công ty mình.

Để giải quyết vấn đề dứt điểm, em sẽ chuyển thông tin tới bộ phận phụ trách để tìm hiểu hiện trạng trong vòng X tiếng nữa. Sau khi chuyên viên hiểu rõ tình hình thực tế bên em sẽ đưa ra phương án xử lý trong vòng 24 giờ tiếp theo được không ạ.

Ngoài vấn đề này, anh chị còn gặp khó khăn gì khác nữa thì mình có thể chia sẻ thêm để bên em cải thiện chất lượng dịch vụ được không ạ?

Cảm ơn và chào khách hàng.